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Le Fichier des écritures comptables – FEC

Nouvelles obligations et risques accrus pour votre entreprise en cas de contrôle fiscal

De nouvelles obligations en cas de contrôle fiscal depuis le 1er janvier 2014

Désormais, en cas de contrôle fiscal, votre entreprise a l’obligation de transmettre toutes les écritures comptables sous la forme du journal dans un fichier unique appelé Fichier des écritures comptables (FEC), dont le format est décrit de manière précise dans l’arrêté du 29 juillet 2013.
Deux procédures coexistent :

  • La procédure Altoweb : cette procédure est optionnelle pour le contribuable pour les avis datés de 2008 à 2013. Le format demandé doit être compatible avec le logiciel Altoweb utilisé par l’administration fiscale. Ce format est moins contraignant que le format FEC
  • La procédure LeCode : cette procédure est obligatoire pour le contribuable pour les avis datés à partir du 1er janvier 2014. Pour les exercices 2011 et 2012, le format demandé est le format Altoweb. Pour l’exercice 2013 et les suivants, le format demandé est le format décrit dans l’arrêté.

Toutes les entreprises sont concernées, sauf rares exceptions

Les impacts de la 3ème Loi de finances pour 2012 on été déclinés dans l’arrêté du 29 juillet 2013 portant modification des dispositions de l’article A. 47 A-1 du livre des procédures fiscales relatif aux normes de copie des fichiers sur support informatique en cas de contrôle fiscal.
Sont concernées toutes les sociétés soumises à la fois à une obligation de tenue de comptabilité et à une obligation de présentation de documents comptables et qui tiennent leur comptabilité de façon informatisée. Les seuls exclus sont ceux qui tiennent leur comptabilité manuellement ou les entreprises agricoles soumises au forfait.

Des sanctions importantes en cas d’erreur ou de défaut de présentation du fichier des écritures comptables

Vous êtes tenus de présenter le fichier des écritures comptables lors du 2ème rendez-vous avec le vérificateur. Son défaut de présentation ou le non-respect de sa codification est susceptible de sanctions, prévues à l’article 1729-D du CGI.
Au 1er janvier 2014, la sanction était de 1 500 €. Avec la loi de finances rectificative du 8 août 2014 (article 23), l’amende est désormais de 5 000 € ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, de 10 % des droits mis à la charge du contribuable. Ces nouvelles sanctions s’appliquent pour les avis de vérification adressés à compter du 10 août 2014. La sanction peut aller jusqu’au déclenchement de la procédure d’évaluation d’office.

Enfin, si votre comptabilité ne respecte pas les règles comptables, vous risquez un redressement et des pénalités.

En savoir plus sur vos risques en cas de contrôle fiscal

Un format contraignant

  • Les copies des fichiers mentionnées au I de l’article L. 47 A sont transmises, au choix du contribuable, sous forme de fichier plat (avec séparateur tabulation ou « | »), ou de fichier xml.
  • Le fichier doit obligatoirement respecter l’information comptable initiale : il est interdit d’enrichir, de transformer, de transcoder une information comptable d’origine pour ensuite l’intégrer dans le FEC.
  • Il est obligatoire d’utiliser la langue française pour les libellés, et de respecter le PCG (Plan comptable général)
  • Il est interdit de découper le FEC en plusieurs fichiers même en cas de volumétrie importante sauf par période
  • Si nécessaire, il est possible de fournir de l’information supplémentaire :
    • Fichier complémentaire détaillant les écritures agrégées ou centralisées
    • Documentation (celle-ci peut démontrer les efforts fournis par la société contrôlée)
    • Ajout de champs complémentaires pour suppléer l’information obligatoire manquante

La liste des champs à fournir est la suivante :

OrdreInformationObligatoireNom du champFormat
1Code journal de l’écriture comptableOuiJournalCodeAlphanumérique
2Libellé journal de l’écriture comptableOuiJournalLibAlphanumérique
3Numéro sur une séquence continue de l’écriture comptableOuiEcritureNumAlphanumérique
4Date de comptabilisation de l’écriture comptableOuiEcritureDateDate
5Numéro de compte (3 premiers caractères devant correspondre au PCG)OuiCompteNumAlphanumérique
6Libellé de compte (conformément à la nomenclature du PCG)OuiCompteLibAlphanumérique
7Numéro de compte auxiliaireNonCompAuxNumAlphanumérique
8Libellé du compte auxiliaireNonCompAuxLibAlphanumérique
9Référence de la pièce justificativeOuiPieceRefAlphanumérique
10Date de la pièce justificativeOuiPieceDateDate
11Libellé de l’écriture comptableOuiEcritureLibAlphanumérique
12Montant au débitOuiDebitNumérique
13Montant au créditOuiCreditNumérique
14Lettrage de l’écriture comptableNonEcritureLetAlphanumérique
15Date de lettrageNonDateLetDate
16Date de validation de l’écriture comptableOuiValidDateDate
17Montant en deviseNonMontantdeviseNumérique
18Identifiant de la deviseNonIdeviseAlphanumérique


Si les informations « débit » et « crédit » ne sont pas présentes dans le système informatisé comptable de l’entreprise, les informations 12 et 13 peuvent être respectivement remplacées par « montant » et « sens », sur le modèle suivant :

OrdreInformationObligatoireNom du champFormat
12MontantOuiMontantNumérique
13SensOuiSensAlphanumérique

Pour connaître le détail des formats demandés, vous pouvez consulter l’article A47 A-1 du livre des procédures fiscales

Les contrôles effectués par l’administration fiscale se renforcent

En imposant le format FEC pour tous les contrôles fiscaux, l’administration a l’ambition d’améliorer le rendement, la productivité et le nombre des contrôles fiscaux. Pour ce faire, elle dispose de moyens de contrôle informatisés avancés, afin de mettre en lumière les erreurs dans votre comptabilité.

  • Respect du format demandé :
    • Respect du formalisme du fichier demandé et des champs (nommage, colonne, ordre des colonnes, caractères utilisés, etc.)
    • Existence des informations obligatoires
  • Respect des règles de comptabilisation
    • Chronologie de la numérotation
    • Absence d’écritures agrégées ou centralisées
    • Présence d’écritures d’à-nouveaux
    • Existence du chemin de révision
    • Utilisation du PCG 99
    • Libellés en français
  • Cohérence globale du FEC avec les déclarations fiscales

Au-delà du respect des contraintes liées au format du fichier des écritures comptables, l’administration peut mettre en œuvre des contrôles précis sur chaque écriture comptable de votre entreprise, et repérer par exemple des erreurs en matière de TVA.

Supervizor vous aide à produire et vérifier votre Fichier des écritures comptables

Supervizor vous permet de produire un fichier FEC dans le respect des règles de l’article A47 A-1 du livre des procédures fiscales, et d’identifier les anomalies dans votre comptabilité qui pourraient faire l’objet d’un redressement.

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Alban Clotsolution-Fichier des écritures comptables – FEC-v0